Comment obtenir un numéro de TVA intracommunautaire ? Votre entreprise doit-elle s’immatriculer à la TVA dans un ou plusieurs pays de l’Union européenne ?
Pourquoi s’immatriculer à la TVA au sein de l’Union européenne?
Qu'est-ce qu'un numéro de TVA intracommunautaire?
Chaque Etat membre de l’Union européenne attribue ses propres numéros de TVA :
- aux entreprises qui y sont établies.
- mais aussi à des entreprises qui n’y sont pas établies, mais doivent déclarer et/ou payer la TVA liée à leur activité d’achat ou vente dans cet Etat.
Les structures et formats des numéros de TVA intracommunautaires sont différents d’un Etat à un autre.
→ Voir notre article: la structure des numéros de TVA dans les différents pays de l’Union européenne.
A quoi sert un numéro de TVA intracommunautaire?
Un numéro de TVA permet à un opérateur d’être reconnu des services fiscaux afin d’y remplir ses obligations TVA : établir et transmettre ses déclarations de TVA, payer la TVA (TVA collectée sur ses clients mais aussi TVA autoliquidée sur ses fournisseurs) et effectuer le cas échéant des demandes de remboursement de TVA. Il peut également être nécessaire au plan douanier pour réaliser certaines opérations d’import / export.
Quelles sont les alternatives?
Une simple identification à la TVA est une opération peu coûteuse, qui peut vous éviter de créer une structure imposant de tenir une comptabilité et de payer l’impôt sur les sociétés dans l’Etat dans lequel vous déployez vos opérations.
Pour rappel, une entreprise qui engage des opérations dans un pays peut envisager différents niveaux de présence, avec différentes obligations fiscales :
- Entreprise résidente : elle doit s’acquitter des différentes taxes (y compris la TVA), tenir une comptabilité, etc.
- Etablissement stable : Ses obligations incluent l’impôt sur les sociétés pour les bénéfices réalisés dans le pays, la TVA, la comptabilité, etc.
- Entreprise non établie, immatriculée à la TVA : ses obligations fiscales concernent les déclarations de TVA, l’EC Sales List et l’Intrastat ;
- Entreprise non établie et non-immatriculée à la TVA: même si elle réalise uniquement des opérations non soumises à la TVA, elle peut récupérer la TVA en faisant appel à un représentant fiscal.
L’identification à la TVA est souvent l’approche la plus adaptée pour réaliser de nombreuses opérations dans un autre pays en toute légalité, sans formalité excessive.
Dans quels cas une entreprise a-t-elle l’obligation d’obtenir un numéro de TVA intracommunautaire?
Une société qui réalise des opérations imposables dans un Etat membre de l’Union européenne sans y être établie est considérée comme personne assujettie, et est redevable de TVA dans cet Etat. Cette obligation s’applique aussi bien à une société établie dans un autre pays de l’Union européenne, ou à une société étrangère, établie hors de l’Union européenne, dès lors qu’elle réalise l’une ou l’autre des opérations suivantes (liste non exhaustive) :
Opérations de ventes de biens soumis à TVA
Cas d’une marchandise localisée dans un Etat membre et vendue sur place :
→ le numéro de TVA intracommunautaire obtenu vous servira à facturer la TVA à vos clients. Il vous permettra de collecter la TVA auprès de vos clients, la déclarer et la reverser aux services fiscaux de l’Etat membre concerné.
Cas d’une marchandise localisée dans un Etat membre et expédiée à destination d’un autre Etat membre (vente ou transfert de stock).
→ le numéro de TVA intracommunautaire obtenu vous servira à justifier votre exonération de TVA en cas de vente . Il vous permettra de déclarer ces opérations sur les déclarations de TVA, les déclarations EC sales lists (ESL) et les déclarations Intrastat de l’Etat membre de départ.
Cas d’une marchandise localisée dans un Etat membre de l’Union européenne que vous exportez à destination d’un pays hors de l’Union européenne (vente ou transfert de stock).
→ le numéro de TVA intracommunautaire obtenu vous servira à justifier votre exonération de TVA en cas de vente. Il vous permettra de déclarer ces opérations sur les déclarations de TVA et d’établir un document douanier d’exportation (DAU – document administratif unique) dans l’Etat membre de départ des biens.
Cas d’une prestation de services dite « localisable » (ex : prestations sur un immeuble, location de moyens de transport, droits d’entrée sur des manifestations, restauration) réalisée dans un Etat membre de l’Union Européenne.
→ le numéro de TVA intracommunautaire obtenu vous servira à facturer la TVA à vos clients. Il vous permettra de collecter la TVA auprès de vos clients, la déclarer et la reverser aux services fiscaux de l’Etat concerné.
Achats de biens soumis à la TVA
Acquisitions intracommunautaires :
Cas d’une marchandise localisée dans un Etat membre que vous introduisez dans un autre Etat membre (achat ou transfert de stock):
→ le numéro de TVA intracommunautaire obtenu vous servira à payer la TVA dans l’Etat de destination des biens (autoliquidation). Il vous permettra de déclarer ces achats soumis à TVA sur les déclarations de TVA et les déclarations Intrastat de l’Etat membre de destination.
Importations :
Cas d’une marchandise localisée dans un pays hors de l’Union européenne que vous importez dans un Etat membre de l’Union Européenne (achat ou transfert de stock):
→ le numéro de TVA intracommunautaire obtenu vous servira pour importer les marchandises, liquider la TVA, établir un document douanier d’importation (DAU – document administratif unique) et effectuer le cas échéant des demandes de remboursement dans l’Etat de destination des biens.
La réglementation TVA varie en fonction des pays sur de nombreux aspects : éligibilité au mécanisme d’autoliquidation, seuils déclenchant des obligations, réglementations spécifiques à certains secteurs, etc.
Pour savoir dans quel pays vous devez vous immatriculer à la TVA, il vous faut analyser vos flux d’achat et vente, et vérifier la réglementation des pays concernés. Pas de panique… Nos spécialistes peuvent vous y aider.
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Comment obtenir un numéro de TVA dans différents pays ?
Comment procéder à l’identification TVA ?
Une fois que vous avez déterminé avec certitude vos obligations, l’immatriculation à la TVA doit faire l’objet d’une demande auprès des autorités compétentes de chacun des pays concernés.
Quels sont les documents nécessaires ?
Les documents nécessaires pour obtenir un numéro de TVA varient selon les administrations nationales.
A minima :
- Un certificat d’inscription au registre du commerce ou assimilé dans le pays de résidence en original;
- Une attestation d’assujettissement à la TVA dans le pays de résidence;
- Les statuts de la société.
- Un formulaire de demande d’identification TVA.
Selon les pays, on vous demandera aussi, pour exemple :
- En Espagne : un certificat d’inscription au registre du commerce ou assimilé dans le pays de résidence daté de moins d’un mois, sa traduction assermentée en espagnol et l’apostille de la Haye en original.
- En Italie : le formulaire ANR/3 complété et signé en italien en original, ainsi que le formulaire « Dichiarazione sostitutive di Certificazione » complété et signé en italien en original.
- En Pologne, les formulaires NIP2 (rempli en polonais et signé en cellule 119 en original), VATR13 (rempli en polonais et signé en cellule 70 en original), et UPL-1 (fourni en polonais et signé en cellule 46 en original), à faire signer après réception du numéro de TVA local, et le formulaire PPO-1 fourni en polonais par le prestataire et signé en cellule 31 en original.
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Quels délais pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire ?
Le délai d’obtention du numéro de TVA est d’environ 4 semaines en moyenne, mais varie considérablement d’un pays à l’autre.
Combien coûte un numéro de TVA intracommunautaire ?
Le coût d’un numéro de TVA varie également en fonction du pays, à la fois pour les timbres fiscaux et la complexité des opérations – la moyenne se situe quelque part entre 500 et 1000€.
Pourquoi faire appel à un
représentant fiscal ?
Les entreprises établies en dehors de l’Union européenne qui réalisent des opérations imposables dans des Etats membres de l’Union Européenne ont l’obligation d’y désigner un représentant fiscal, garant du respect des obligations fiscales vis-à-vis des autorités locales. Ce représentant fiscal effectuera toutes les démarches nécessaires à l’obtention de leurs numéros de TVA, et remplira leurs autres obligations déclaratives.
Les entreprises établies au sein de l’Union européenne sont autorisées à effectuer elles-mêmes les démarches nécessaires, mais la plupart préfèrent également mandater un représentant, ici dénommé « mandataire fiscal ». En effet, il sera le mieux armé pour faire face aux différences très importantes entre les Etats membres :
- langues pratiquées par les Administrations
- doctrines (pratique locale)
- démarches pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire
- format et modalités des déclarations de TVA (période, dates de dépôt) – taux de TVA, etc.
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